Mange selskaper er usikre på hvor lenge de må oppbevare dokumentasjon på provisjonslønn, bonuser og andre variable ytelser. Dette er et viktig tema – både for å følge Bokføringsloven, for å sikre ansatte sine rettigheter og for å være godt forberedt ved revisjon.
I denne artikkelen får du en komplett oversikt over oppbevaringsplikten i Norge, inkludert hvor lenge du må lagre lønnsslipper, provisjonsrapporter og bonusdokumentasjon.
Hvorfor er oppbevaring av lønns- og provisjonsdokumentasjon viktig?
Etterprøvbarhet og kontroll fra myndigheter
Skatteetaten og revisor må kunne kontrollere lønnskostnader, bonusutbetalinger og provisjoner. Uten dokumentasjon kan ikke selskapet bevise at regnskapet er korrekt.
Ansattes rettigheter ved lønnstvister
Lønnsslipper og provisjonsrapporter er viktige bevis dersom en ansatt mener de har krav på utestående lønn, feriepenger eller provisjon. Oppbevaringsplikten sikrer at både arbeidsgiver og arbeidstaker har tydelig dokumentasjon.
Behov ved revisjon, fusjoner eller salg
Ved revisjon, fusjon eller salg av selskapet er det avgjørende å kunne vise full lønns- og provisjonshistorikk. Korrekt oppbevaring reduserer risiko og gir tillit hos investorer, kjøpere og samarbeidspartnere.
Hva sier loven om oppbevaringstid?
Bokføringsloven § 13 – hovedregler
Bokføringsloven regulerer hvor lenge regnskaps- og lønnsdokumentasjon må oppbevares:
-
Primærdokumentasjon (fakturaer, kvitteringer, lønnsslipper, provisjonsrapporter, bonusbilag): 5 år etter regnskapsårets slutt.
-
Årsregnskap, årsberetning, revisjonsberetning, balanse-dokumentasjon og avtaler: 10 år etter regnskapsårets slutt.
5 års oppbevaringsplikt for provisjoner og lønn
Dette betyr at lønnsslipper, provisjonsrapporter og dokumentasjon av bonusutbetalinger må oppbevares i minimum 5 år.
10 års oppbevaringsplikt for årsregnskap og balanse
Dokumentasjon som danner grunnlag for selskapets balanse, som årsregnskap, avtaler og revisjonsrapporter, må oppbevares i 10 år.
Hvor lenge må provisjonsrapporter oppbevares?
Lønnsslipper og bonusrapporter = 5 år
Alle dokumenter som viser utbetaling av lønn, provisjon eller bonus, omfattes av femårsregelen.
Eksempel på oppbevaringstid
Hvis du har en provisjonsrapport fra 2020:
-
Regnskapsåret slutter 31.12.2020
-
Dokumentasjonen skal oppbevares til og med 31.12.2025
-
Fra 01.01.2026 kan den slettes
For et årsregnskap fra 2020 gjelder derimot tiårsregelen – det må oppbevares helt til 31.12.2030.
Hva skjer hvis selskapet ikke følger oppbevaringsplikten?
Risiko for bøter fra Skatteetaten
Manglende oppbevaring kan føre til sanksjoner, gebyrer eller bøter dersom Skatteetaten gjennomfører kontroll.
Manglende dokumentasjon ved revisjon
Revisor kan påpeke brudd på bokføringsloven, noe som svekker selskapets troverdighet.
Ulemper i tvister med ansatte
Uten korrekt dokumentasjon stiller arbeidsgiver svakt dersom det oppstår uenighet om lønn, bonus eller provisjon.
Oppsummering – dette må du huske
-
Lønnsslipper, provisjonsrapporter og bonusdokumentasjon = 5 år
-
Årsregnskap, revisjonsberetning, balanse-dokumentasjon og avtaler = 10 år
-
Tellingen starter fra regnskapsårets slutt
Riktig oppbevaring av dokumentasjon er ikke bare et lovkrav – det beskytter både selskapet og de ansatte.
Kilder
Bentega er er programvareselskap som utvikler software for å håndtere insentiver som provisjon og bonus. I vår programvare kan du enkelt designe provisjonsmodeller, tildele provisjonsordningen til ansatte, og koble Bentega-plattformen til dine eksisterende systemer. Vår programvare vil da automatisk hente relevant data og regne ut individuell provisjonslønn løpende. Bentega hjelper deg med å oppbevare all relevant dokumentasjon slik at ditt selskap har kontroll på oppbevaringsplikten i henhold til gjeldende lovverk.
Besøk nettsiden vår i dag, for å lære mer!
