Mange selskaper er usikre på hvor lenge de må oppbevare dokumentasjon på provisjonslønn, bonuser og andre variable ytelser. Dette er et viktig tema – både for å følge Bokføringsloven, for å sikre ansatte sine rettigheter og for å være godt forberedt ved revisjon.
I denne artikkelen får du en komplett oversikt over oppbevaringsplikten i Norge, inkludert hvor lenge du må lagre lønnsslipper, provisjonsrapporter og bonusdokumentasjon.
Skatteetaten og revisor må kunne kontrollere lønnskostnader, bonusutbetalinger og provisjoner. Uten dokumentasjon kan ikke selskapet bevise at regnskapet er korrekt.
Lønnsslipper og provisjonsrapporter er viktige bevis dersom en ansatt mener de har krav på utestående lønn, feriepenger eller provisjon. Oppbevaringsplikten sikrer at både arbeidsgiver og arbeidstaker har tydelig dokumentasjon.
Ved revisjon, fusjon eller salg av selskapet er det avgjørende å kunne vise full lønns- og provisjonshistorikk. Korrekt oppbevaring reduserer risiko og gir tillit hos investorer, kjøpere og samarbeidspartnere.
Bokføringsloven regulerer hvor lenge regnskaps- og lønnsdokumentasjon må oppbevares:
Primærdokumentasjon (fakturaer, kvitteringer, lønnsslipper, provisjonsrapporter, bonusbilag): 5 år etter regnskapsårets slutt.
Årsregnskap, årsberetning, revisjonsberetning, balanse-dokumentasjon og avtaler: 10 år etter regnskapsårets slutt.
Dette betyr at lønnsslipper, provisjonsrapporter og dokumentasjon av bonusutbetalinger må oppbevares i minimum 5 år.
Dokumentasjon som danner grunnlag for selskapets balanse, som årsregnskap, avtaler og revisjonsrapporter, må oppbevares i 10 år.
Alle dokumenter som viser utbetaling av lønn, provisjon eller bonus, omfattes av femårsregelen.
Hvis du har en provisjonsrapport fra 2020:
Regnskapsåret slutter 31.12.2020
Dokumentasjonen skal oppbevares til og med 31.12.2025
Fra 01.01.2026 kan den slettes
For et årsregnskap fra 2020 gjelder derimot tiårsregelen – det må oppbevares helt til 31.12.2030.
Manglende oppbevaring kan føre til sanksjoner, gebyrer eller bøter dersom Skatteetaten gjennomfører kontroll.
Revisor kan påpeke brudd på bokføringsloven, noe som svekker selskapets troverdighet.
Uten korrekt dokumentasjon stiller arbeidsgiver svakt dersom det oppstår uenighet om lønn, bonus eller provisjon.
Lønnsslipper, provisjonsrapporter og bonusdokumentasjon = 5 år
Årsregnskap, revisjonsberetning, balanse-dokumentasjon og avtaler = 10 år
Tellingen starter fra regnskapsårets slutt
Riktig oppbevaring av dokumentasjon er ikke bare et lovkrav – det beskytter både selskapet og de ansatte.
Bentega er er programvareselskap som utvikler software for å håndtere insentiver som provisjon og bonus. I vår programvare kan du enkelt designe provisjonsmodeller, tildele provisjonsordningen til ansatte, og koble Bentega-plattformen til dine eksisterende systemer. Vår programvare vil da automatisk hente relevant data og regne ut individuell provisjonslønn løpende. Bentega hjelper deg med å oppbevare all relevant dokumentasjon slik at ditt selskap har kontroll på oppbevaringsplikten i henhold til gjeldende lovverk.
Besøk nettsiden vår i dag, for å lære mer!